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物業(yè)項(xiàng)目如何做好“痕跡管理”?
發(fā)布時(shí)間:2020-07-30    來源:     閱讀次數(shù):1240

來源:物業(yè)管理微資訊

所謂“痕跡管理”

大致可以分為二個(gè)部分

一是做任何事情都要有文字記錄

二是在現(xiàn)場要留下管理“痕跡”



健全各項(xiàng)記錄表格

我們物業(yè)服務(wù)人員整天忙忙碌碌,要是沒有做好記錄,日復(fù)一日、年復(fù)一年也不知道我們究竟做了些什么事情,日常管理記錄表格可以將我們的管理“痕跡”記錄下來;另一方面健全各項(xiàng)管理記錄和表格也是為了發(fā)生事故后便于追溯,找出事故責(zé)任人和防止同樣事故的再次發(fā)生,也是作為規(guī)避責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn)的一種自我證明方式。

常用的必要記錄表格有下面幾種類型:

1、驗(yàn)收記錄

各類設(shè)施設(shè)備交接驗(yàn)收記錄表格,包括鑰匙的移交清單等。設(shè)備驗(yàn)收時(shí)存在的問題記錄在相應(yīng)的《工程缺陷》表格中,并經(jīng)施工方和業(yè)主方確認(rèn),以便整改以后的再驗(yàn)收或者設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)的責(zé)任追究。

2、運(yùn)行記錄

運(yùn)行記錄可以分為項(xiàng)目的運(yùn)行記錄和設(shè)備的運(yùn)行記錄二部分。項(xiàng)目運(yùn)行記錄包括如《業(yè)主(或租戶)的入戶登記表》、《業(yè)主(或租戶)用電記錄表》、《客戶信息受理記錄》、《現(xiàn)場施工人員登記表》等等除設(shè)備運(yùn)行以外的記錄表。設(shè)備運(yùn)行記錄包括物業(yè)設(shè)施設(shè)備在運(yùn)行中的正?;虍惓?,各類表計(jì)的讀數(shù)記錄表格等。如:《變電所值班運(yùn)行記錄》、《空調(diào)機(jī)房值班運(yùn)行記錄》、《中央控制室值班運(yùn)行記錄》、《突發(fā)事件記錄及處理結(jié)果》等。

3、巡檢記錄

隨著新項(xiàng)目越來越多自動(dòng)化、智能化設(shè)備的應(yīng)用,很多的設(shè)施設(shè)備處于自動(dòng)運(yùn)行、無人值守的狀態(tài),這就需要我們加強(qiáng)巡檢,提早發(fā)現(xiàn)故障苗頭、及時(shí)解決故障問題。如:《水泵房巡檢記錄》、《消防設(shè)備巡檢記錄》、《電梯日常巡視記錄表》等等。

4、訪客登記

建立訪客登記制度,對(duì)進(jìn)入本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的訪客實(shí)施有效的管理和服務(wù)。關(guān)鍵和重要部位都應(yīng)該設(shè)有《來訪人員登記錄》,如:服務(wù)前臺(tái)、配電房、中央控制室等。

5、工作日志

各個(gè)部門(每個(gè)管理員)都要建立部門(自己)的《工作日志》,把這一天完成的主要工作,成績和存在的問題等記錄在案。把設(shè)備驗(yàn)收記錄、運(yùn)行記錄、巡檢記錄和訪客登記以外的事件記錄在《工作日志》之中。

6、設(shè)備臺(tái)賬

各項(xiàng)目通過建立臺(tái)賬,使得設(shè)備的基礎(chǔ)管理、設(shè)備使用、維護(hù)管理、設(shè)備的故障管理、設(shè)備的維修管理、設(shè)備的安全管理等一目了然,通過我們的管理,以靠近或者實(shí)現(xiàn)建筑物所配套的設(shè)施的70年使用壽命的目標(biāo)。

完善現(xiàn)場標(biāo)識(shí)標(biāo)牌

我們的現(xiàn)場管理不只是搞好清潔衛(wèi)生就可以了。曾遇到的一位業(yè)主是這樣說的,在現(xiàn)場不留下管理“痕跡”,有沒有物業(yè)公司管理一個(gè)樣,說明你們的物業(yè)管理不到位,我們要做到讓進(jìn)來本區(qū)域的人一看就知道這里有物業(yè)在進(jìn)行著有效的管理。要做到這一點(diǎn)其實(shí)并不難,這就需要我們完善現(xiàn)場的各類標(biāo)識(shí)標(biāo)牌。

1、制度上墻

各部門、各崗位有崗位職責(zé)、各設(shè)備房有管理制度都要做成標(biāo)準(zhǔn)式樣懸掛在辦公室和相應(yīng)的設(shè)備房內(nèi)。

2、設(shè)備編號(hào)

給設(shè)備編號(hào)并且制成銘牌貼在設(shè)備上。如:1AL1-4照明配電箱、高區(qū)1#水泵、3#噴淋泵等等,讓使用者一目了然。

3、水管流向

生活水、消防水、空調(diào)水主要管路的流向用“↓”表明水的流向。

4、運(yùn)行狀態(tài)標(biāo)識(shí)

運(yùn)行和檢修的設(shè)備都要掛上相應(yīng)的運(yùn)行狀態(tài)標(biāo)識(shí),如:“開”、“關(guān)”、“常開”、“常閉”、“自動(dòng)”、“禁止合閘,有人作業(yè)”等等。

5、設(shè)備管理和衛(wèi)生包干都有責(zé)任人

設(shè)備上和衛(wèi)生包干區(qū)域的責(zé)任人上墻(或貼在設(shè)備上),并且要落實(shí)檢查制度。

6、區(qū)域設(shè)置警戒線

危險(xiǎn)地帶用黃黑相間的斑馬線或者隔離欄設(shè)置為警戒線,無關(guān)人員不得進(jìn)入警戒線內(nèi)。如變壓器室、高低壓配電柜等。

7、進(jìn)入現(xiàn)場施工人員應(yīng)佩戴“施工證”

進(jìn)入我們管理區(qū)域的現(xiàn)場的施工人員都應(yīng)該知道本區(qū)域施工的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng),簽訂“施工協(xié)議”,核發(fā)“施工證”,并要求佩戴接收檢查。

8、標(biāo)識(shí)和提示語

開關(guān)、調(diào)節(jié)器等給予標(biāo)識(shí)或者提示。如:“配電室”“請(qǐng)隨手關(guān)燈”等等。

9、臨時(shí)維修指示牌

在設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維?;蛘呔S修過程中,在設(shè)備醒目處設(shè)置“維保工作進(jìn)行中”、“維修中”等指示牌,提示用戶本機(jī)暫停使用并注意安全。


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